Geçiş Rehberi

Excel'den geçiş; eski tabloyu aynen içeri almak değil, veri akışını temizlemektir.

Geçişin başarı ölçütü geçmiş dosyayı birebir kopyalamak değil, ilk aidat dönemi, ilk duyuru ve ilk destek akışını kırmadan yeni düzene taşımaktır.

Demo planla Tüm rehberler

Bu rehber kimler için?

Hâlâ Excel veya Google Sheets ile çalışan apartman yönetimleri

İlk dijital geçişte mevcut bakiyeleri kaybetmek istemeyen ekipler

Demo öncesinde veri hazırlığını görmek isteyen yönetim firmaları

Geçiş omurgası

Adım 1

Mevcut tabloyu değil, kaynak veri sahiplerini netleştirin.

Önce hangi dosyanın resmi liste olduğunu bulun. Aynı verinin üç farklı kopyasıyla geçiş yapılmaz.

Bağımsız bölüm listesi, malik veya kiracı bilgisi ve iletişim kişisini ayırın.
Açık borç, geçmiş ödeme ve gecikme takibi için tek referans tablo belirleyin.
Banka CSV, makbuz veya kâğıt arşiv gibi yan kaynakları ayrıca not edin.

Adım 2

Blok, daire, kişi ve bakiye eşleşmesini çıkarın.

Yeni sistemde temel kayıt birimlerinin nasıl karşılık bulacağını geçişten önce görünür hale getirin.

Blok ve daire kodlarını tek formatta toplayın.
Her daire için birincil kişi, rol ve iletişim kanalını netleştirin.
Borçlandırma dönemlerini ve devreden bakiyeleri ayrı sütunlarda tutun.

Adım 3

İlk 30 günlük operasyonu yeni akışta başlatın.

Geçişten sonra ilk işlemler net değilse eski tablo kısa sürede geri döner ve yeni sistem yan araç haline gelir.

İlk duyuru, ilk aidat dönemi ve ilk destek talebi için sorumlu kişiyi belirleyin.
Sakinlere hangi kanaldan bilgilendirme yapılacağını önceden duyurun.
Eksik veri kalan daireler için ayrı bir takip listesi açın.

Hazırlık checklistleri

Veri checklisti

Bağımsız bölüm listesi
Aktif sakin veya üye bilgileri
Açık bakiyeler ve devreden borçlar
Son 3 aya ait ödeme kayıtları
Varsa banka CSV örneği

Operasyon checklisti

Yetkili yönetici hesabı belirlendi
İlk duyuru metni hazırlandı
İlk tahsilat dönemi tarihi netleşti
Destek ve demo kanalları paylaşıldı
Excel artık tek kaynak olmayacak şekilde ekip hizalandı

Ne zaman rehber yetmez?

Birden fazla site aynı anda taşınacaksa
Açık bakiye veya geçmiş ödeme mutabakatı tartışmalıysa
Geçişle birlikte ekip rol ve yetki modeli de değişecekse

İlgili sonraki adımlar

Onboarding modelini açİlk hafta akışını ve kurulum sırasını görün.Planları karşılaştırGeçiş yoğunluğuna göre uygun planı görün.Demo planlaGeçiş öncesi akışı birlikte netleştirelim.